Guarantor Billing - a clever solution.
In some situations, such as in a health clinic, some services are repeated over and over for a large number of patients who don’t need to be registered as patients. For instance, if you are providing some sort of vaccination, etc., each patient does not need to be registered as a patient. In addition, the guarantor may be the local court, etc. For billing, the important issue is that the proper guarantor/payee is identified and all services rendered are billed and properly identified. A couple of clients have come up with a clever method of doing this in MedLook that I thought worth sharing.
Create a “patient” for the payee (e.g. Probate Court). When entering services on the Charge tab for each new service enter the “patient” name (Jeff Fagerman, etc.) in the comment field and save the charge. When doing Patient Billing be sure to check Comments in the Items to Include. Below is an example of such a statement:
| ACCOUNT NO. | DATE | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 22001 | 12/03/2009 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Dr. George Goodlove, | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 987 Welcome Lane | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Payment Options | O | Check | O | MC | O | Visa | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Decatur, AL 35603 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Check # | ___________ | MC/Visa# | ________________ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Expiration Date: | _____ | Signature: | ______________ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Probate Court 123 Main Street Decatur, AL 35603 |
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| AMOUNT ENCLOSED $ | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 288.00 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Billed $ | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Return Above Portion with Payment | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ICD9: V58.61 (V58.61) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| DATE | DESCRIPTION | INS | CHARGES | RECEIPTS | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 12/3/2009 | 99213 Office Visit - Jeff Fagerman | 72.00 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 12/3/2009 | 99213 Office Visit - Nancy Fagerman | 72.00 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 12/3/2009 | 99213 Office Visit - Fred Flintstone | 72.00 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 12/3/2009 | 99213 Office Visit - Wilma Flintstone | 72.00 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| * - Insurance Has Been Billed | TOTALS | 288.00 | 0.00 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Last Payment | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Total Amount Due | 288.00 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Estimated Insurance Due | 0.00 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Next Appointment - | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Payment Due Now | 288.00 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Total Balance | 0-30 | 31-60 | 61-90 | 91-120 | 120+ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 288.00 | 288.00 | 0.00 | 0.00 | 0.00 | 0.00 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 30 Days and No Payment | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Please Pay Promptly | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Thank You | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
